Université d’Abomey Calavi : une plateforme numérique pour simplifier les démarches administratives

À l’Université d’Abomey-Calavi (UAC) les inscriptions pour l’année académique 2024-2025 se font exclusivement en ligne. Cette nouvelle démarche permet aux étudiants de s’inscrire via le site officiel, réduisant ainsi les files d'attentes interminables.

Au Bénin, les inscriptions et réinscriptions à l’Université d’Abomey-Calavi se font désormais exclusivement en ligne, grâce à une plateforme mise en place par l’Université. Ce système permet aux étudiants de gérer de manière autonome tout le processus d’inscription, offrant ainsi une plus grande flexibilité et un accès facilité. Pendant des années, les procédures d’inscription à l’UAC étaient synonymes de longues files d’attente, parfois sous un soleil de plomb. Avec cette nouvelle plateforme, les autorités universitaires promettent un processus plus rapide et plus simple. Accessible à l’adresse https://www.etudiant.uac.bj, la plateforme propose une interface claire et fluide. Chaque étudiant, ancien ou nouveau peut facilement s’orienter dans le processus, de la création de son espace personnel à la réception automatique de sa fiche de préinscription par e-mail. De même, la validation de l’inscription se fait également sur la plateforme après paiement des frais d’inscription à la banque.

Sur le campus, dans l’après-midi du jeudi 30 janvier 2025, l’enthousiasme était remarquable. Kenneth Kiki, étudiante à l'Institut de Formation et de Recherche en Informatique (IFRI), n’a d’ailleurs pas hésité à nous confier son ressenti : « Durant l’inscription, je n’ai pas vraiment rencontré de problème. Ça a été facile, assez fluide, surtout grâce à la petite vidéo explicative présente sur le site. » Selon elle, cette vidéo d’accompagnement a grandement facilité la navigation. Edson Edah, auditeur en master à l’École Nationale des Sciences et Techniques de l'Information et de la Communication (ENSTIC), abonde dans le même sens. Pour lui, le nouveau site d’inscription ne favorise pas seulement un gain de temps, mais aussi une avancée majeure dans la modernisation des démarches administratives universitaires. « L’interface est à la fois claire et moderne, et rend le processus d’inscription bien plus accessible et fluide. Ce nouvel outil permet aux étudiants de gérer leurs démarches administratives en toute autonomie, à leur propre rythme, sans la pression des horaires limités ou des déplacements physiques », déclare-t-il avec satisfaction.

Selon Harold Adjayi, développeur web, l’un des aspects remarquables sur le site, c'est son interface utilisateur bien conçue. Elle est minimaliste, c'est-à-dire que les fonctionnalités de la plateforme sont faciles à utiliser. L’intégration de vidéos explicatives est une excellente approche UX (expérience utilisateur), car elle facilite la navigation, surtout pour les nouveaux étudiants découvrant la plateforme pour la première fois. Techniquement, la fluidité et la rapidité de chargement des pages sont des éléments clés qui assurent une expérience optimale, notamment en période de forte affluence comme les inscriptions.

Jediel Adéfoulou, ancien étudiant de l’UAC et aujourd’hui analyste en cybersécurité, voit cette plateforme comme une véritable avancée. « En tant qu’ancien étudiant, je trouve que cette plateforme est une très belle innovation. Le processus d'inscription était auparavant très long et complexe, ce qui amenait souvent les étudiants à ne pas respecter les délais fixés par l’administration. Avec cette plateforme, non seulement les étudiants peuvent rapidement être à jour, mais elle facilite aussi la tâche de l'administration », affirme-t-il.

Cependant, même si cette plateforme représente une avancée majeure, des défis liés à la gestion des données de masse subsistent. Jediel Adéfoulou met en lumière ces enjeux en expliquant que le système peut rencontrer des difficultés lorsque de nombreux utilisateurs accèdent simultanément à la plateforme. Il suggère donc d’augmenter temporairement la bande passante du serveur lors des pics de connexion afin d’éviter les interruptions. Il insiste également sur l'importance de sécuriser les données des étudiants. « Étant donné la sensibilité des informations collectées, il est essentiel de mener des audits réguliers et de maintenir un niveau de sécurité élevé sur la plateforme ». Le développement d'une telle plateforme implique nécessairement une gestion rigoureuse de la sécurité des données. Il est crucial de mettre en place une maintenance continue et des contrôles de sécurité réguliers pour éviter toute vulnérabilité.

L'introduction de cette plateforme numérique par l'UAC répond à une exigence de modernisation des services administratifs dans les universités africaines.

Cet article a été rédigé dans le cadre de la Bourse de journalisme sur les IPN organisée par la Fondation des Médias pour l’Afrique de l’Ouest et Co-Develop.

Christelle HOUETO 
Journaliste digital